KEVÄTKOKOUS 9.3.2009

Päivitetty 1.4.2009

PÖYTÄKIRJA

1. Kerhon puheenjohtaja Aki Löytynoja avasi kokouksen 18.05. Kokouksessa oli läsnä 24 jäsentä.
2. Kevätkokouksen sihteeriksi valittiin Esa Moilanen. Puheenjohtaja täytyy sääntöjen mukaan valita edellisen vuoden hallituksen ulkopuolelta, joten puheenjohtajaksi valittiin Eero Niemiaho. Pöytäkirjantarkastajiksi sekä tarvittaessa ääntenlaskijoiksi valittiin Arvo Takalo ja Juhani Paitsola.
3. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouskutsu on ollut näkyvillä kerhon www-sivuilla kuukauden ajan. Se on lähetetty noin 10 päivää ennen kokousta kirjepostina ja viikkoa ennen sähköpostina. Sääntöjen mukaan ”Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille lähetetyillä henkilökohtaisilla viesteillä, kirjeitse tai sähköpostitse”. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
4. Kokouksen työjärjestys hyväksyttiin esitetyssä muodossa.
5. Aloitettiin tilinpäätöksen käsittely. Aki Löytynoja esitteli tuloslaskelmaa ja tasetta. Tilintarkastajat olivat esittäneet tilien hyväksymistä. Vuoden 2008 huutokauppavastaava Auvo Tirkkonen esitti eriävän näkemyksen vuoden 2008 huutokauppojen tuotosta. Käydyn lyhyen keskustelun jälkeen vuoden 2008 tilitositteet annettiin tarkasteltavaksi Auvo Tirkkoselle ja velvoitettiin Aki Löytynoja ja Auvo Tirkkonen selvittämään näkemysten erot. Päätettiin keskeyttää kokous vuoden 2008 tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen osalta ja jatkaa kokousta kahden viikon kuluttua. Siirryttiin esityslistan kohtaan seitsemän.
6. -
7. Käsiteltiin muut kokousasiat:
8. Järjestetäänkö valtakunnallista huutokauppaa syksyllä 2009? Todettiin, että kerholla ei ole huutokauppavastaavaa. Huutokauppatoimikuntaan löytyy kyllä vapaaehtoisia. Keskusteltiin syistä, jotka aiheuttavat haluttomuutta pyörittää huutokauppatoimintaa. Näitä ovat mm. suuri työmäärä ja vastuu kohteista sekä huutokaupan onnistumisesta. Keskusteltiin tallelokerojen tarpeesta, lukumäärästä ja tallelokerojen koosta sekä kerhon puuttuvasta kassakaapista. Keskustelua käytiin myös huutokaupassa olevien kohteiden vakuuttamisesta tai vastuun siirrosta myyjälle myyntiin saakka. Keskusteltiin myös huutokauppatoimikunnan tarvikepulasta; tarkkuusvaaka ja lähdekirjallisuus.
   
   Tero Kontiokari esitti, että huutokauppaan otettaisiin vain arvokkaampia kohteita ja huutokauppakohteiden määrää rajattaisiin, jotta tapahtuma ei kasvaisi liian suureksi. Aki Löytynoja esitti kirjallista huutokauppaa. Kyseltiin aiempina vuosina vastuussa olleiden halukkuutta huutokaupan pyörittämiseen. Heidän joukosta ei halukkuutta löytynyt. Lopulta Tero Kontiokari lupasi selvittää mahdollisuutta toimia huutokauppavastaavana syksyllä 2009. Auvo Tirkkonen lupasi toimia apuna.
9. Liittokokoukseen Turkuun lähtee Aki Löytynoja Numismaatikkoliiton edustajana. Todettiin, että tällöin Martti Ollinen toimii kerhon varsinaisena edustajana. Matkakulukorvaukset suoritetaan edellisten reissujen mukaisesti.

jatkuu 23.3.2009…

KEVÄTKOKOUS 23.03.2009
PÖYTÄKIRJA

Jatkettiin kevätkokousta käyden läpi esityslistan kohdat 6 ja 7, jotka siirrettiin 9.3. kevätkokouksessa tähän 23.3. kerhoiltaan. Aki Löytynoja aloitti klo 18.20 esittelemällä uudelleen tarkastetut vuoden 2008 tilit. Epäselvyyden aiheuttajat oli kyetty löytämään ja tilit täsmäsivät nyt Auvo Tirkkosen laskelmien kanssa. Eero Niemiaho siirtyi jatkamaan kokouksen puheenjohtajana.

6. Auvo Tirkkonen ja Aki Löytynoja kertoivat mistä osasista epäselvyydet koostuivat, ja miten ne olivat korjattavissa. Myös tilintarkastajia oli informoitu asiasta, ja he olivat hyväksyneet korjaukset. Ainakin osa epäselvyyksistä oli seurausta uudesta huutokauppalaskutusohjelmasta ja tottumattomuudesta sen käytössä. Osa ilmeisesti menee huolimattomuuden tai laskuvirheen tiliin.
   Käytiin keskustelua huutokauppaohjelman soveltuvuudesta tuleviin kerhohuutokauppoihin. Kokouksen puheenjohtajan esityksestä kyseinen keskustelu päätettiin siirtää huutokauppatoimikunnan ja kerhon hallituksen sisällä käytäväksi.
   
   Käytiin keskustelua puuttuvan rahasumman vastuista. Aki Löytynoja esitti, että hän maksaa sen omista varoistaan. Yhteisesti todettiin kuitenkin, että vapaaehtoiseen työhön on vaikea jatkossa saada vastuullisia, jos tahattomat virheet joutuu maksamaan itse. Liittokokouksen huutokauppa oli ollut poikkeuksellisen laaja ja vaikeasti järjestettävä sen hetkisellä kokemuksella. Kerho päätti kattaa puuttuvan summan huutokauppavoittovaroistaan.
   Sihteeri Esa Moilanen esitteli vuoden 2008 toimintakertomuksen. Todettiin, että tilintarkastajien hyväksyvä lausunto vuoden 2008 tileistä oli luettu edellisessä kokouksessa.
7. Vahvistettiin tilinpäätös. Auvo Tirkkonen velvoitti, että hallitus myös allekirjoittaa tilit. Sitä ei voitu tehdä nyt, sillä tilikansio oli jäänyt pois matkasta, joten se jäi myöhemmin tehtäväksi. Kerhon hallitukselle ja vastuuhenkilöille myönnettiin silti tili- ja vastuuvapaus.

Eero Niemiaho, kokouksen puheenjohtaja
Esa Moilanen, sihteeri
Juhani Paitsola, pöytäkirjantarkastaja
Arvo Takalo, pöytäkirjantarkastaja